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各 国 签 证 注意事项

  各国签证注意事项
  一、准备打印使馆表时应注意:
  1.办理护照的同时,请将打印使馆表的资料交签证室,包括:任务批件复印件(跨年度的任务批件只有一个月有效,其它的三个月有效)、准备送签的邀请函复印件,每人提供一份相应国家的《出访人员情况表》,每个团组每个国家需提供一份《团组资料表》,清晰的身份证复印件。
  2.《团组资料表》和《出访人员情况表》必须填写完整,每一项不能空项,没有内容的项目请填写“无”;需要选择的项目,请画钩选择;出访经历必须详细填写具体出访时间和国家;学习经历及工作经历一定要按实填写;邀请人姓名、单位名称、地址和申请人单位、职务必须与邀请函一致,申请人单位地址和住址一定要具体到街道名称及号码,涉及到时间的一定要具体到年月日。
  3.打表资料有任何改动,请在未出表前及时通知签证室,并将新的资料和重新打印好的表格传真至签证室。
  4.认真阅读各国签证申请所需资料,包括使馆要求的材料以及注意事项中提及的材料。
  二、准备材料送签时应注意:
  1.送签时请将签证事项表原件填写完整,包括启程、抵离日期、发照日期和地点、护照号码、批件文号等,如有变动,需经护照室改动并盖章才生效。统办国家需在签证室打印二维码表,等待领导签署后才可送签。
  2.送往使馆签证的有效护照是指有足够的签证页(一个国家至少要有连续一页的签证页),并且从出访至返回中国后,仍有六个月有效期的护照。
  3.照片要求:近期的小2寸白底彩照(35MMX45MM 除特殊要求外),光面冲洗,非数码打印,粘贴照片时使用胶棒,不可使用胶水。
  4.使馆表需要本人用黑色钢笔中文签名(与护照上相同),签上申请时间的英文格式,签上申请地点“HUNAN”,表格必须保持干净整洁、严格核对,如有错误需重新打印或修改。
  5.所有欧洲国家(除统办国家)和非洲国家需由团组提供自行打印的英文照会(格式附后),内容必须与中文照会内容一致。
  6.所有的在职证明、费用证明和派遣函为通用的一种格式(格式附后),其中必须注明申请人姓名、性别、出生年月、护照号码、职务及访问目的,以及费用由谁负担,必须用派遣单位函头纸打印,本单位领导签名并盖公章。
  7.所有需外方提供的原件材料,如:邀请函、行程等,如需改动日期、变更行程等都可由邀方传真新的资料,与原件一起使用;任何材料的扫描件都将被视为虚假材料,仍需补充原件或直接退案。
  8.提供的所有签证资料(包括中英文照会、邀请函、行程、机票订单、旅馆订单、在职证明和使馆表等)启程和返回时间必须一致,除我办开出的照会外其他应提供的材料必须是英文件(除特殊要求外)。
  9.所有需提供的材料复印件请用A4纸张复印,保证清晰,包括盖章、日期、电话等,不可随意扩大和缩小原件内容,任何提供的护照或身份证复印件都是每人1份,不可复印在一起。
  10.所有资料准备好后,前来打印照会并准备送签时,必须将交费红单递交签证室。
  11.送签时,各专办员请按各国申请签证所要求的资料顺序,将所准备的资料整理好,个人资料如使馆表、派遣函、有效护照等也请分别按邀请函姓名的顺序从上至下排列好。
  12.送签完毕后,各专办员将中文照会、签证事项表或二维码表、任务批件、邀请函、行程复印一套和团组资料表、出访人员情况表一套交签证室留存。
  13.18岁以下人员出访,必须有亲属关系公证、认证,并附父母同意其出国的函。
  14.如需经转任何国家及地区,必须申报,并在任务批件上注明;如前往国需入境二次以上亦需申报,并在任务批件上备注。
  15.邀请函必须注明被邀请人的身份、出访时间和天数、出访目的、费用承担方,邀请人必须亲笔签名,邀请函上必须注明邀请人姓名的打印体。
  16.参加中央组团的团组如需在我省送签,如领区在我省可在护照室办理签证事项表,其他程序如同我省自组团;如领区不在我省,必须由组团单位出具委托函才可在我省办理签证手续。
  17.所有送签材料只有最长三个月的有效期。
  三、申请统办国家签证应注意:
  1.如为出国参展团组,任务批件备注栏必须注明是否携带展品,需提供商务部或贸促总会的批文和展会资料、摊位费交费证明,不带展品团组需附上不带展品的保证函。
  2.任务批件的出访团组名称和出访任务必须详细注明。
  3.如为出国培训10天以上的团组(除引进设备培训和政府间的贷款项目培训),需提供国家外专局或人事厅外专局的备案函,项目培训需培训件。
  4.如为10人以上的文艺演出团组,需附上文化部批文。
  5.如为双跨或参团团组,出国任务批件、任务通知书和确认件的名单上一定要有申请人的名字。
  6.送签时将邀请函、行程、在职证明复印一套。
  7.如该团在一年之内整团被拒签,再次送签时需附拒签说明。
  8.中央直管单位人员参加本省团组,需出具任务批件复印件和任务通知书、任务确认件原件和复印件。
  四、申请申根签证应遵守以下条例:
  1.在哪个国家停留时间长,就签哪个国家。
  2.如果停留时间相同,先入境哪个国家就签哪个国家。
  3.如果邀请函、行程或其他签证资料中提到了其他国家,那么必须提供其他国家的邀请函及联程机票和旅馆订单等详细资料。
  4.如果签证国家不是第一入境国,或者还需前往其他已批准的国家时,则须向申办签证国说明行期、路线,并提供第一入境国或其他申根国的邀请函、联程机票订单等详细资料做辅签。
  5.申请申根签证时需做其他申根国家辅签的,辅签国也需提供与申请签证国相同的资料,如邀请函、行程、全程的机票和酒店订单等,在职证明中必须注明在每个申根国的费用负担方和在每个国家停留天数,英文照会中也必须在每个国家停留天数。
  6.入境申根国家时,必须提供第一入境国的邀请信方可顺利入境。
  7.打印申根国家照会时必须写明每个国家停留几天,并与行程一致。
  8.新加入的9个申根签证国家,属于二类申根签证,无国别签证,并且申根签证需由使馆报回欧盟申根总部,得到批准后才能颁发申根签证,审批过程需十个工作日,所以签证时间大约需要二十天左右。
  9.新加入的申根签证国家中外交、公务护照免签条例的仍旧有效,包括波兰、匈牙利、马耳他、斯洛文尼亚、立陶宛、斯洛伐克,但持外交、公务护照只可免签去此六国,此六国不受理外交、公务护照的申根签证,如还需去其他申根国家,则必须申请其他申根国家入境签证;持外交、公务护照经其他申根国家转机前往免签上述国家时,需办理申根入境签证,否则将会受阻和罚款。
  10.申根签证的有效期、停留期都很短,很多国家颁发签证的时间只提前一两天,并且基本上按照照会和所提供的资料上的时间颁发。所以请团组提前预留和安排好出访时间,以免耽误行程。
  11.申请申根及其他欧盟国家签证的照片的有关规定(除有特殊要求的国家):白底彩照,35MMX45MM,申请人近期(六个月以内)所拍,拍摄整个头部和肩膀的顶部,脸部需占照片的70%-80%,头部离顶边5MM,头发不能遮住眼睛,镜片不能是彩色、不能反光。
  五、签证材料送北办或使馆后应注意:
  1.签证材料送北京签证处(简称“北办”)后,请各专办员随时与北办或签证室联系,以便及时掌握签证进度,已签证的护照达到签证室后,我们将及时通知专办员前来领取。
  2.如因使馆或其他原因需要补充任何资料,或需面谈、留取指纹的团组,签证室将及时通知各专办员,请各专办员认真记录,并及时补充或通知申请人准备。
  3.如有任何需要补充的材料,请在传真至北办或使馆时注明领队姓名以及相关内容。
  4.如团组需要加急、提前预约时间或撤案,请组团单位提供文字的报告,说明理由和申请,提交签证室和北办。
  5.未按预约时间或按指纹时间如期前往使馆的团组,如需重新预约,请团组提出申请,说明理由,将原件交签证室重新打印新的预约表和行程,连同新的邀请函送北办再次预约。
  6.如果申请签证团组整团或其中有人被拒签,要求重新送签,需组团单位出具报告说明拒签理由以及重新申请的理由,报省外办审批同意后,可重新办理全部申请签证的手续。
  六、领取已签证的护照、准备出境前应注意:
  1.注意检查签证的有效期,不可提前入境,也不可超过有效期离境;检查签证页的姓名、护照号码与护照页的资料是否一致;如有错误或有效期不够,应立即通知我们,并将护照送使馆重新签证方可出境。
  2.各个国家的签证有效期表示方式各有不同,请注意识别。如有疑问,请咨询签证室或北办。
  3.出境时必须随身携带未过期的、真实的邀请函,如果出境时携带的邀请与申请签证时的邀请内容有所不同或变动,应及时通知邀请人。
  4.持半年多次或一年多次有效签证的出国人员,报批后可持有效护照和有效签证即可出境(澳大利亚除外);如果签证有效,护照不够六个月有效期,请及时与护照室和签证室联系,有的国家可换发护照持原签证出境,有的国家则需重新申请签证方可出境。
  5.如持有效护照出访免签或落地签、返签国家,必须报批任务,在护照室办理出境证明手续方可出境。如前往国家颁发的是电子签证(比如澳大利亚),再次出访前必须报批任务,申办签证事项表,凭任务批件、签证事项表和邀请函在签证室开具出境证明方可出境。

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